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江苏师范大学档案管理暂行办法
发布时间: 2018-07-16  访问次数: 30

第一章 总则

第一条 档案是国家的宝贵财富,是重要的信息资源。为了加强和规范我校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《江苏省高等学校档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》等法律、法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指学校在从事教学、科研、管理、基本建设以及其他各项实践活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作,是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作,是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一。学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程,是学校各项工作的重要组成部分,是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据,它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件。

第四条 学校各门类、不同载体的档案必须遵循“统一领导,集中管理,完整、准确、系统与安全,便于开发利用”的原则,任何单位和个人不得将应归档的材料截留或据为己有。

第五条 学校应加强对档案工作的领导,严格实行部门立卷制度,做到“三纳入”、“四同步”,即:纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条 学校内部各职能部门应当将文件材料的形成、收集积累、整理、立卷、归档工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人业绩考核内容,加强对本部门档案工作的管理。档案馆负责对学校档案工作的业务指导、监督和检查。

  

第二章 管理体制与职责

第七条 学校成立档案工作委员会,作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构,设主任委员一名,由校长担任,副主任委员一名,由分管档案工作的校领导担任,委员若干名,由与学校档案工作密切相关的职能部门负责人组成。学校档案工作委员会下设秘书长一名,由档案馆负责人担任,具体负责调查研究、收集情况、组织起草学校档案工作文件和组织实施档案工作委员会的决定。

档案工作委员会应当根据《高等学校档案管理办法》等有关档案法规和学校档案工作实际,制定明确的工作职责;应当每年定期召开全体委员会议,研究、总结、部署全校档案工作;适时召开工作专题会议,研究问题,协调关系,推动工作。

第八条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门,集中统一管理学校档案和档案工作,其业务须接受省、市档案行政管理部门和省教育管理部门的指导、监督与检查。校档案馆的主要职责是:

1.宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作,提高全校师生员工的档案意识;

2.制订学校档案工作发展规划、工作计划及规章制度,并负责贯彻落实;

3.负责接收(征集)、分类整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

4.编制检索工具,编研档案史料和参考资料,开发档案信息资源;

5. 组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作;

6.科学地管理档案,对涉密档案进行分类管理,按国家涉密管理规定执行,严守档案机密,确保档案安全;

7.开展档案的开放和利用工作,对涉密档案及内部事项档案的利用要履行相关审批手续。  

8.负责学校档案工作网络建设,对学校部门档案工作进行监督和业务指导,根据工作需要及时组织专兼职档案人员进行档案法规和业务学习、培训;

9.利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能

10.开展档案学术研究和交流活动,提高档案工作人员的素质和档案工作水平。

第九条 学校档案工作网络由各学院、部、处(所)分管档案工作负责人及兼职档案员组成。各学院、部、处(所)分管档案工作的负责人分管本单位档案工作,兼职档案员具体承办本单位档案工作相关事务。
  各单位分管档案工作负责人主要职责:

1.组织本单位职工学习档案法规,执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入部门工作计划;

2.加强与学校档案馆的联系,共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作,提高归档案卷质量,保证按时归档;

3.支持本单位兼职档案人员开展工作,帮助他们解决实际困难。

各单位兼职档案员主要职责:

1.认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度;

2.根据校档案馆制发的各门类档案的案卷类目,做好预立卷工作;

3.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,并按规定时间向校档案馆办理档案移交手续;

4.积极参加档案业务学习,不断提高档案工作水平;

5.主动接受校档案馆的业务指导和督促、检查;

6.注意文件材料的安全和保密工作。

  

第三章 档案工作人员、经费、库房、设备

第十条 学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、严守机密、勇于创新,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第十一条 学校档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定;学校档案工作人员属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》(职改字〔1986〕第39号)实行专业技术职务聘任。

第十二条 档案工作所需经费由学校单独立项,列入学校年度经费预算。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持,并为本单位档案管理人员提供必要的工作条件。

第十三条 学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要,努力按照《档案馆建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求,为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施,存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房,并配置恒温、恒湿设施。涉密档案保存场所应确定为要害部位,落实防范措施。

第十四条 根据工作需要,学校应有计划地为档案部门配置计算机、打印机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备,使档案管理现代化同学校管理现代化同步发展。

  

第四章 档案管理

第十五条 学校档案管理应当按照档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设要求开展工作。

第十六条 学校应当建立健全档案工作的检查、考评与评估制度,提高学校档案管理水平。高校档案工作与学校各项工作实行同布置、同检查、同总结、同验收管理。

第十七条 学校的各门类、各种载体的档案原则上应由学校档案馆集中统一管理,对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要,经校档案工作委员会审议批准后设置分室,但必须配备专人,实行统一领导,分级管理。 

第十八条 学校档案分为党群、行政、教学、科研、外事、财会、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物十类及声像、实物等,各类文件材料的归档范围和保管期限按《江苏师范大学档案归档范围和保管期限表》执行,凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。

第十九条 归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)、实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合档案保管要求。纸质档案材料和电子档案材料同步归档,具体归档范围见《江苏师范大学档案实体分类办法》和《江苏师范大学文件材料归档范围和档案保管期限表》,电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。校档案馆按照《江苏师范大学档案实体分类办法》对接收进馆的档案按全宗进行分类、鉴定、编目、排列上架。

第二十条 档案材料归档时间:

(一)党政部门和能按年度归档单位的文件材料在次年五月底以前归档;

(二)教学单位和能按教学年度归档单位的文件材料应在当年度寒假前归档;

(三)科研部门应当在项目完成后2个月内完成归档;

(四)基建部门应在项目完成通过鉴定、验收后3个月内完成归档;

(五)重大活动档案应当在活动结束后2个月内完成归档;

(六)会计档案有会计机构整理归档,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由会计机构保管1年,期满后移交学校档案馆统一保管。  

第二十一条 学校实行档案材料形成单位(部门)、课题、项目组立卷整理的归档制度。

(一)学校立卷单位(部门)分管档案工作的负责人应当按照归档要求,组织本单位(部门)的教学、科研和管理等人员及时整理,配合本部门兼职档案员立卷。

(二)立卷归档人应当按照纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)、实物等各种载体文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录或归档文件目录,交本单位(部门)档案工作负责人检查合格并签字后向学校档案馆移交。

第二十二条 档案馆应定期做好档案的鉴定工作,对保管期限已满的档案,应按规定成立鉴定小组,组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定,对经鉴定已失去保存价值的档案,要登记造册报校长批准后,予以销毁。凡需销毁的档案,按《江苏师范大学档案鉴定销毁制度》执行。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十三条 档案馆必须做好档案统计工作,及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据,按照有关规定,向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。

第二十四条 档案馆应会同有关部门定期进行档案密级的审查,根据具体情况及时调整密级,对涉密档案进行分类管理,按国家涉密管理规定执行。

第二十五条 档案馆应做好档案保护工作,建立库房管理和检查制度,实行专人负责,严格按照“十防”要求管理库房,确保档案安全。对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。档案工作如发生突发事件,应当按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定,立即向校长报告,及时处理。

第二十六条 档案是学校科学管理、正确决策的重要信息资源,为充分发挥馆藏档案信息资源的作用,学校应将档案馆纳入学校自动化信息管理网络,使档案馆现代化管理同学校现代化管理同步发展,适应档案科学管理需要,符合高校教育管理信息系统联网要求。同时校内各单位也应积极推进档案计算机管理,按照档案馆统一要求建立档案数据库。

第二十七条 档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

涉密档案数字化应经过文件产生部门负责人审批同意,数字化建设单位应具有相应保密资质,档案馆提出保密要求,实施保密管理。载体应按照《国家秘密载体管理制度》实施管控。

第二十八条 因故滞留在职能部门、学院的各类档案材料,档案馆应当组织移交、接收工作,相关职能部门、学院必须配合做好移交工作,不得拒绝移交和扣留档案。

第二十九条 高校中的个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档单位,由立卷单位(部门)整理后按规定移交档案馆保管,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

鼓励有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式移交档案机构保存,学校应给与适当奖励。

第三十条 高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。对散存在社会上反映本校并对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案,应由学校出资征集归档保存。

对具有重要保存价值或文物价值的档案,难以征集到原件的可采用复制件(品)或目录收存。

第三十一条 学校各项活动中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及高校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等,应由学校档案馆集中管理。

第三十二条 档案库房的技术管理工作,应当建立健全有关规章制度,由专人负责。

(一)档案馆工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度,及时做好登记,随时入库。

(二)未经批准,非本档案机构人员一律不得进入库房;未经批准,任何人员不得私自将档案携带出档案库房。

(三)档案库房安全管理要明确责任,库房环境和设施要达到档案保管要求,做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作。

  

第五章 档案的利用与开放

第三十三条 档案的提供利用严格执行学校档案利用制度。对于涉密和内部事项的档案,严格按照国家有关保密规定和学校相关规定进行提供利用。

第三十四条 档案馆应按照《档案法》的规定,向全校以及社会开放属于开放范围的档案。 

属下列情况之一者,不对外开放:  

1.涉及党和国家秘密的;

2.涉及专利或技术秘密等知识产权问题的;

3.涉及个人隐私的;  

4.档案形成部门规定限制利用的。

第三十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已开放的档案。境外组织或个人利用档案的 按照国家有关规定办理。利用本校档案,均应按规定办理手续:

1.本校教职工可凭工作证(或校园卡)到校档案馆查阅非保密档案;科研档案非本课题(项目)研究人员需经课题(项目)主持人同意,方可查阅;

2本校教职工因公利用涉密档案,必须提出书面申请,由单位负责人审核,并报分管副校长批准后,方可利用。负责涉密档案管理的档案工作人员必须严格按照学校保密管理制度提供涉密档案利用。

3.本校在籍学生需要查阅档案,可凭学生证参照本条1款规定办理;

4.社会各单位或个人查阅非保密档案,需持合法证明经档案馆办公室批准;非本校工作人员,档案概不借出;

5.查阅、借用档案不得丢失、污染、折叠、涂改和转借;对借出档案,档案馆要定期催还,并负责清点、检查档案完好情况,发现损坏或丢失,应书面报告学校档案工作委员会处理。

第三十六条 档案馆应设立专门的阅档室,并提供各种检索工具;档案馆工作人员应熟悉馆藏档案,了解学校各项工作的需要,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,提高社会效益和经济效益。 

第三十七条 校档案馆应加强档案编研工作,大力开发档案信息资源,根据学校和社会的需要,有计划地对档案资料进行研究整理,编辑出版各种汇编资料和编研成果,为学校教学、科研和管理工作服务,为社会服务。

第三十八条 校档案馆应发挥其科学文化功能,利用馆藏资料开展档案宣传教育工作,创造条件逐步把档案馆办成学校和社会的思想宣传工作基地。

  

第六章 考核、奖励与处罚

第三十九条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度,每两年对各部门、各学院档案工作进行考评,对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、对档案编研及服务工作优秀者给予奖励。

第四十条 有下列行为之一者,校档案工作委员会可视情节轻重按《档案法》和《江苏省档案管理条例》规定的程序,建议直接责任人所在单位给予行政处分,造成损失的,可根据档案价值和数量,责令赔偿,情节严重、触犯刑律的,还应依法追究法律责任。

1.玩忽职守,造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的;

2.违反保密规定,擅自提供、抄录、公布属于学校所有及应当保密的档案的;

3.涂改、伪造档案的;

4.擅自出卖、赠送、交换学校档案的;  

5.不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

6.其他违反档案法律法规的行为。

  

第七章 附则

第四十一条 本办法由校档案馆负责解释。

                                                                               


                                                                                        





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