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如何编写全宗指南
发布时间: 2009-04-21  访问次数: 1929

机关档案室如何编写全宗指南

国家档案局1995612批准,1995101实施的中华人民共和国行业标准《全宗指南编制规范》(DA/T1494)规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。下面依据规范介绍机关档案室如何编写全宗指南。

一、全宗指南的定义:

全宗指南是指以文章叙述的形式,向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)情况及其所形成档案情况的工具书。

二、全宗指南的作用:

1、全宗指南可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史、全宗的历史、全宗内档案材料的主要内容和成分,为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。

2、全宗指南也能够帮助档案人员熟悉档案内容,更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报道等工作,提高科学管理水平。

三、全宗指南的编写要求:

1、档案材料经过整理并进行了基本编目和初步鉴定后,才能编写全宗指南。

如果档案材料还处于零散状态,或者还准备加工整理,就不要急于编写指南。因为档案材料分类体系和编目上的变动,都将直接影响指南作用的发挥。

2、应以档案材料为主要依据,如果没有档案材料,要找有关人员调查。

编写前,要全面地收集有关全宗历史情况的材料,如历史考证、各种参考资料,才能写好全宗指南。

3、编写全宗指南应客观、准确。

材料须切实可靠,涉及的时间、地点、人物、事件都应力求准确;编写全宗指南应真实,要客观地引证材料,尊重历史,实事求是,不加观点,不加评论;编写全宗指南语言要简练,文字表达要清楚、有条理。

四、全宗指南的结构:

全宗指南由封面、正文、备注三部分组成。其结构形式如下:

(一)封面项目

封面项目包括:全宗指南名称、时间、全宗号、编制日期。

1、全宗指南名称:

由全宗构成者的名称(全称或通用简称)加“全宗指南”构成。

2、时间:

全宗内档案文件的起止年代,一般采用公元纪年表示。

3、全宗号:

本全宗所对应的全宗的编号(非进馆单位可以不填写)。

4、编制日期:

全宗指南的编制日期。

全宗指南封面图例:

 

徐州市××局全宗指南

1989---1995

 

 

全宗号:F3

 

 

20055

 

 

(二)正文内容:

全宗指南的正文内容通常包括:全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍。下面分别介绍各部分的具体内容。

 

第一部分  全宗构成者沿革简介

 

全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。

1、全宗构成者的名称:

全宗构成者的名称按全称书写,通用简称书写在全称后面的圆括号内。

例: ××公司

全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。

2、全宗构成者历史沿革:

全宗构成者沿革应结合时间撰写。

和下列内容有关的时间(包括原因以及和这些活动相关的会议日期、法律文件制定、生效日期、批准机关、时间、文号等)应反映在全宗构成者沿革中。

⑴ 全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。

⑵ 全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消时间。

⑶ 全宗构成者上级主管机关变更时间。

⑷ 其他所有反映全宗构成者重要活动的时间。

例:××公司,××××年×月×日,由×××批准,同意成立××公司,内设机构有办公室、国内业务部、国外业务部、计财部、监察稽核部、人事教育部等。
      
××××年×月,根据中发(1998)×号文件,中央各金融机关党组织即由地方党组织领导转为金融机构党组织垂直领导,党委(1999)×号文,转发中央金融工委组织部关于金融系统党的领导体制调整后,党委组织部及省级分支机构党组织,可以在全国范围内转移和接收党员关系。××××年×月,党委批准,成立××公司党委和纪律检查委员会。

3、主要职能:

⑴ 全宗构成者的性质特征

例:××公司的性质是国有经济。

⑵ 全宗构成者的职权范围

例:××公司的业务范围是承保各种财产险,责任险,农业保险,人身保险等保险业务;办理各种国内外保险及其有关机构建立代理关系和业务往来,代理外国保险机构办理对损失的鉴定和理赔等业务及其委托的其他有关事宜;经中国人民银行批准的其他业务。
   
⑶ 全宗构成者的主要工作与任务

例:××公司主要职责与任务:根据中国人民保险法和有关规定,开展××省辖内各项保险业务,完成总公司下达的各项保险指标任务;负责××省市地保险分支机构的筹备、组建和行政、业务领导;参加属地党政机关组织的各项社会活动。
    4
、隶属关系:

⑴ 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。

⑵ 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。

⑶ 全宗构成者上级主管机关如有变更,应将变更时间等反映在全宗构成者沿革中。

例:××公司是××的下设机构,属省管厅级保险公司,并直接接受中国人民银行××省分行和中国保监会××省保监局的领导、管理、协调、稽核和监管,××公司党的关系隶属当地党委。
    5
、全宗构成者负责人名录:

可以按不同职务、正职、副职分别介绍。

⑴ 全宗构成者正职负责人姓名、职务、任期时间。

例:××公司历任正职负责人名录:

 ×××任公司总经理、党组书记(××年×月――××年×月)

 。。。。。。。。
⑵ 全宗构成者副职负责人姓名、职务、任期时间。

 例:××公司历任副职负责人名录:

  ×××任公司副总经理、党组成员(××年×月――××年×月)
           
×××任公司副总经理 (××年×月――××年×月)

。。。。。。。。
 6
、全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况:

(按内部机构设置年度顺序编写)

⑴ 全宗构成者内部一级机构的名称

⑵ 全宗构成者内部一级机构正职负责人名录,包括姓名、职务、任期时间。

例:××公司内设机构历任负责人(正职)任职情况:
            
办公室主任   ×××(××年×月――××年×月)
                          
×××(××年×月――××年×月)
            
人事教育部经理    ×××(××年×月――××年×月)
                              
×××(××年×月――××年×月)
            
计划财务部经理    ×××(××年×月――××年×月)
                              
×××(××年×月――××年×月)
            
市场营销部经理    ×××(××年×月――××年×月)
                              
×××(××年×月――××年×月)
                          
。。。。。。。。。。
   
⑶ 全宗构成者内部一级机构的主要职能。

⑷ 全宗构成者内部机构中重要部门的设置、增设、调整、扩大、合并、更名、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况、变更时间等要在此反映出来。

 

7、其他:

⑴ 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。

⑵ 全宗构成者改组和撤消的原因。

 

第二部分   全宗内档案情况简介

 

主要包括:档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的整理情况。

1、档案的数量及保管期限:

主要介绍档案的起至年代、门类和数量:

例:本全宗自××年到××年共形成各类档案×××卷,其中:

1)文书档案共多少卷,其中永久多少卷,长期多少卷,短期多少卷。
   
2)会计档案共多少卷,其中凭证多少卷,25年账簿多少卷,15年账簿多少卷,永久报表多少卷,5年报表多少卷
   
3)声像档案共多少册(盘),其中照片多少册,录音带多少盘,录像带多少盘,电子档案多少盘(光盘)。
   
4)业务档案共多少卷,其中永久多少卷,长期多少卷,短期多少卷。
  2
、档案的完整程度:

主要介绍档案的遗失、损毁等情况。

3、档案的利用价值及鉴定情况:

主要介绍室藏档案的利用价值。室藏档案有重要价值的要重点介绍。

另外要介绍室藏档案的鉴定销毁情况。到期的档案是哪个门类的、哪年的、哪个保管期限的、有多少卷、已保存时间、鉴定及其销毁情况等。

4、检索工具的配置情况:

主要介绍室藏档案检索工具的配置情况。

例:为发挥档案作用,方便查找和利用,按检索工具编制的要求,分别编制了《案卷目录》、《归档文件目录》、《会计档案目录》、《基建档案目录》、《声像档案目录》、《电子档案目录》、《干部任免专题目录》和《荣誉档案专题目录》等多种检索工具。

另外,编有组织机构沿革、大事记等参考资料,建立了全宗卷。

5、档案的整理情况:

主要介绍室藏档案的分类方法、类目设置情况、立卷(整理)形式、排列编号方法等。

1)、档案分类方法:

例:本公司文书档案采用年度——组织机构——保管期限分类法,分为办公室、计划财务部、市场部、国际业务部等15个机构(随着内设机构的增加或合并,机构会相应增加或减少),保管期限分为永久、长期和短期三种。

其他门类档案一一介绍。

2)组卷(整理)方法:

例:文书档案按照《归档文件整理规则》,以件为单位整理。
   
其他门类档案一一介绍。

3)立卷(整理)形式:

例:本公司采取文书档案由档案室负责立卷(整理),业务档案由业务部门负责立卷(整理),会计档案由会计部门负责立卷,声像档案由宣传部门负责整理等。
   
4)、组卷(整理)原则:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。   

5)案卷(或件)排列及编号方法:

案卷(或件)的排列及编号方法应与本单位室藏档案分类方案一致。

第三部分   全宗内档案内容与成份介绍

这部分是全宗指南的主体。

1、档案内容与成份介绍方式

全宗内档案内容与成份的介绍是以文章叙述的形式,按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。

1) 按组织机构介绍:以组织机构分类的档案全宗,按机构设类目分别介绍。

2)按问题介绍:以问题分类的档案全宗,按档案内容所反映的问题设类目介绍。

3)以其它体系分类的档案全宗,应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。

例:文书档案内容与成份介绍:

本公司文书档案来源:上级文件主要来源于××保险总公司、××省政府、中国人民银行××省分行、中国保监会××省保监局有关保险工作的文件材料;本机关文件主要来源于本单位在执行国家保险法律法规、政策规定和展业过程中形成的文件材料,这是本单位文件最主要的来源,也是最重要的文件;同级文件主要来源于平行机关需要办理(无需办理的不归档)的文件;下级文件主要来源于所辖分支保险机构的文件材料。
   
文书档案主要内容:本单位自成立以来,上级业务主管部门和本单位及下属分支机构在工作活动中形成的机构设置、人员编制、干部任免、劳保福利、党群管理、行政管理、保险业务等方面的文件材料。
  
会计档案、基建档案、设备档案、实物档案、声像档案等分别一一介绍。

2、档案内容与成份介绍的一般方法:

⑴ 一般应使用综合概括的方法介绍,介绍内容包括:

①反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案:

②反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作形成的档案:

③涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案:

④特殊载体的档案。

⑵ 需要专门说明的档案的介绍方法:

①指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间;

②列出该档案文件的检索要素;

③对其档案文件内容单独介绍。

⑶一般性文件介绍不使用引文,特殊性文件介绍如需要使用引文应符合下列条件和原则:

引文有助于阐述文件的内容实质:

引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。

⑷和全宗构成者没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代。

⑸控制使用的档案在内容介绍上应从简,并在全宗指南封面上注明“控制使用”字样;

⑹档案内容涉及国家机密应另册介绍,一般只列题名,不做详细介绍,并在封面上注明密级或使用范围。

(三)备注部分

1、本全宗指南的编制情况

2、有关全宗内档案的补充说明

⑴ 全宗指南中需加解释的名词、事件和问题。

⑵ 全宗指南编制后,全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。

⑶ 其它有关问题的说明。

 

                                          徐州市档案局监督指导处

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