江苏师范大学档案馆欢迎您
江苏师范大学归档须知
发布时间: 2009-04-20  访问次数: 225

一、收集

1.本校各学院、部门、直属业务单位均为立卷单位,分工归口立卷。

2.每一个立卷单位的文书处理人员或兼职档案人员,在平时应严格按文书处理制度和文件材料形成规律,做好文件材料的收集工作。

3.归档文件材料的种类、份数、每份文件的页数均应齐全、完整。

4.归档文件的拟稿、审批等手续需完备(即正式发文要有签发单),杜绝用圆珠笔、铅笔等书写归档文件。若上级文件中有圆珠笔等字迹,应将文件复印后,与原件一并存档。

5.注意收集与“红头文件”有关的或重要的“非红头文件”。

二、立卷

(一)立卷原则

遵循文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,准确、全面反映学校的真实面貌和单位(部门)主要职能活动,便于保管和利用。

(二)立卷分工

1.上级机关下达的文、电材料,综合性的,由党办、校办立卷归档;专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

2.以党委、校行政名义的发文,由党办、校办分别立卷归档(一般应保存两份以上);以部门名义的发文,由各部门立卷归档。

3.党委和校召开的代表大会、扩大会、办公会所形成的材料,由党办、校办分别立卷归档;职能部门以党委和校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办部门立卷归档。

4.校内各部门向党委、校的请示报告及相应的批复、批转的文件,由党办或校办立卷归档。

5.两个以上部门共同办理的文件材料,由主办部门立卷归档。

6.各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交校档案馆保存,任何人不得带入其他单位或部门。

7.重要的人民来信来访材料,由承办部门立卷归档。

(三)立卷范围

1.反映本校及各部门主要职能活动的不同载体、不同形式的校内文件材料。

2.属于本校、本部门主管业务并要执行的上级文件,以及普发的,非本部门主管业务但需要贯彻执行的上级法规性文件。

3.上级机关转发本校、本部门的文件。

4.上级机关普发供参阅的文件、重份文件 、无查考利用价值的事务性和临时性文件以及未生效的文件等不归档。

(四)立卷要求

1.质量要求:遵循文件之间的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

2.纸张要求:档案用纸一般为A4纸。对某些特殊规格的文件材料,应采取折叠、加边或托裱的方法使之符合规定的格式。

3.正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、结论性与依据性文件一并立卷,不得分开。

4.常用的立卷方法

1)按问题立卷。指按文件内容记述的反映某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等特征立卷。会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷,或数会一卷。非诉讼案件材料,按立卷问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;人民来信材料,或按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件数量,可组成一卷或数卷;学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;

2)按作者立卷。指按撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或个人特征立卷。

3)按文种(名称)立卷。指把文件种类名称相同的文件组合在一起。工作计划、总结等文件,一般按责任者或名称组合;简报按名称或期号组合。

4)按年度立卷。不同年度的文件材料一般不得一起立卷,先将文件材料按其形成或针对的年度分开,一般文件材料归入文件形成年度;跨年度的请求与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议闭幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件材料归入专门年度。

5)人员调动资料按人分类整理。

6)其它文件材料可按照特殊的形式组合。

5.卷内文件的排列

1)按文件的重要程度排列:重要文件在前,一般文件在后。密不可分的文件排列方法为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后;转发件在前,原件在后;原件在前,复制件在后。

2)按时间顺序排列:单一问题和作者组成的案卷,严格按时间顺序进行排列。

3)一卷中包括几个问题或几个不同性质的文件,按问题时间排列。

4)多个作者组成的案卷,按作者时间排列。

5)专题性、成套性档案(含教学、科研、基建、设备、出版等)按项目、阶段、结构、部件等分别组卷。

6)财会类档案按会计综合、会计报表、会计账簿、会计凭证等材料的形成规律和特点分类,按时间顺序组成一卷或多卷。

6.文件的编号

1)一律用铅笔编写页号,页号标在有文字(或图表)的每页材料正面的右上角,背面的左上角。用8开纸打印的表格,按16开纸折叠后,只编一个页号。筒状文件,两面均应编号。

2)在一张纸上贴若干张介绍信(或存根)的,每张介绍信都需逐页编号。

3)按件存放的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖件号章,并逐件编号。

7.填写卷内文件目录(在“档案管理系统软件”上录入),打印两份,一份放在文件最前面,一份交到档案馆。

1)顺序号:一件文件填写一个顺序号。

2)文号:包括文件代号、年度、文号。年度需写4位数,文号用六角号“〔 〕”。

3)责任者:文件材料的直接制成部门或主要责任者。责任者应与文件的签章一致,应填写文件制成部门的全称或合法简称,不得写“本校”、“本院”、“本处”等。部门以学校名义起草的文件,责任者应填写“江苏师大”。

a、本校文件,以学校名义起草的文件,责任者应填写“江苏师大党委”或“江苏师大”;内部文件只填写单位全称或单位合法简称,如“文学院党委”、“文学院”、 “体育学院党总支”、“人事处”等;责任者是个人的,如领导讲话等,责任者应填写文件形成者的姓名。

b、关于省市级来文中责任者的填写方法,省级来文,“江苏省”+单位合法简称,如“江苏省教育厅”、“江苏省人事厅”、“江苏省委教育工委”等。徐州市来文,“徐州市”+单位合法简称,如“徐州市统计局”、“徐州市人事局”等。

c、责任者有多个的,在“第一责任者”中,填写最前面的一个,加上“等”字,其余的填在“其他责任者”中。

4)题名:填写文件材料的标题。题名要写完整,特别是介绍信存根之类,要把名字写上,如×××党员介绍信存根,本科毕业生×××报到证。

对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[  ]。会议记录应概括出内容提要。

5)日期:文件材料的形成日期。填写时,年、月、日必须写全,年度需写4位数,如20090206.

6)页号:填写每件文件材料的首页号,最后一个文件填写起止页号。第一个至倒数第二个文件填写首页号,如001012,……最后一个文件填写起止页号,034-230。如果是件,填实有数,如35165

8.填写卷内备考表(可在档案馆网站上下载)

1)本卷情况说明:填写本卷内存在的问题和需要说明的问题,注明本卷页数。

2)立卷人:由立卷者签名。

3)检查(审核)人:由立卷部门分管档案的领导签名(不要打印,要手写或签名章)。

4)立卷时间:由立卷者填写完成立卷的时间。

9.拟写案卷标题。案卷标题要简要揭示卷内文件的主要内容。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。一般不超过50 字,拟好附在每卷档案前面。

10.去掉卷内文件上的金属物。

三、归档

立卷部门整理好案卷,向档案馆移交,移交档案时交接双方必须当面检查验收,填写移交目录,验收合格后履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。

 

关闭页面
 
Copyright © 2006-2008 江苏师范大学档案馆 版权所有
地址:江苏省徐州市铜山新区上海路101号 邮编:221116 电子邮件:dag@jsnu.edu.cn