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徐州市《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》实施细则(试行)
发布时间: 2009-03-30  访问次数: 196

 

徐州市《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》实施细则(试行)

第一条 为便于本市各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令),结合本市情况,制定本实施细则。

第二条 本实施细则中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 机关文件材料归档范围是:

(一) 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二) 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三) 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四) 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是:

(一) 上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二) 本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(三) 同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(四) 下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄送或越级抄送的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。各县(市)区档案行政管理部门、市级单位可根据实际情况,将部分10年保管期限调整为5年保管期限。

第七条 永久保管的文书档案主要包括:

(一)本机关制定的法规政策性文件材料;

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;

(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括:

(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本机关一般性事务管理文件材料;

(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结等;

(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。电子文件的归档工作按照国家、省有关规定执行。

第十一条 机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十二条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十三条 各级机关应根据本实施细则,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和档案保管期限表,并填写《徐州市机关文件材料归档范围和档案保管期限审查表》(表格附后),经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的机关,应依据上级制定的本系统文件材料归档范围和保管期限表,结合本单位实际予以补充,并抄送同级档案行政管理部门。

机构或职能发生变化的,应适时修订文件材料归档范围和档案保管期限表。按照职能应当形成但因工作暂未开展或其他因素尚未形成文件材料的,编制文件材料归档范围和档案保管期限表时应予以列入。

部分临时性机构,凡不作为一个立档单位的,其形成的文件材料应纳入主管机关编制的文件材料归档范围和保管期限表。

第十四条 在编制本机关文件材料归档范围和档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十五条 在编制本机关文件材料归档范围和档案保管期限表时,应做到与机关档案分类方案的有机结合。

第十六条 各机关档案分类方案应以全部档案作为分类对象,至少应包括文书档案、会计档案、声像档案(含照片、录音录像带、光盘磁盘)、实物档案(含荣誉品、纪念品等)四类。

(一)基建档案和设备档案,视文件材料的数量可以单独设类,或者合并为科技档案类,也可以归入文书档案类;

(二)人事档案、考绩档案纳入档案综合管理的,应在分类方案中加以体现;

(三)部分专业文件材料如果不适宜执行《归档文件整理规则》,并且有相关规范依据,为便于整理利用可以单独设类。

第十七条 本实施细则适用于本市各级党政机关(包括人大、政协、法院、检察院等)、具有行政管理职能的事业单位和人民团体。民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十八条 本实施细则自颁布之日起施行。


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