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高校档案工作如何在创新中谋求新发展
发布时间: 2009-03-27  访问次数: 168


高校档案工作如何在创新中谋求新发展

  

创新是当今社会生产力解放和发展的基础与标志 , 是中华民族几千年来生生不息、发展壮大的重要动力。没有创新 , 就没有人类的未来。创新也是档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。当前 , 档案事业正处在变革和发展的历史时刻 , 创新工作显得尤为重要。档案工作者只有与时俱进 , 破除传统观念 , 大胆探索 , 勇于和善于在实践中创新 , 才能使高校档案工作在创新中得到发展和提高。

一、观念创新是高校档案工作发展的前提

由于计划经济下形成的思维定式 , 档案工作与经济的游离 , 以及长期以来形成的工作基础与模式 , 使档案工作者习惯于以往的工作方式、工作经验 , 导致思想、观念上的僵化 , 难以接受新事物、新方法 , 难以运用新技术解决新问题。而信息化社会是一种全新的社会 , 档案工作要适应这种新社会的要求 , 就应当有创新的意识和思想。档案工作者应站在时代发展的高度 , 树立管理的战略观念 , 以战略的眼光审时度势 , 制定档案馆的总体发展规划 , 使档案事业获得健康、长足的发展 , 这就是管理观念的创新。观念创新是管理创新的前提 , 管理创新的过程要始终贯穿观念创新 , 观念创新是管理创新得以成功的保证。管理的观念创新应包含 : 采用现代化的科学的管理方法 , 运用先进的管理技术手段 , 营造开放式的服务环境及建立高效的人才激励创新机制等几个方面。

二、服务创新是高校档案工作发展的手段

随着形势的发展 , 学校的各项工作对档案的需求在内容上越来越广 , 在利用频率上越来越快 , 在服务领域上越来越宽 , 在服务方式上越来越活。为此 , 高校档案部门要紧跟时代步伐 , 抓住机遇 , 加快档案工作的发展步伐 , 按照坚持创新 , 突出服务的思路 , 加强档案 部门的业务建设 , 通过实行三个转变实现档案工作的服务创新。首先 , 实现服务内容的创新 , 从档案数量要求向质量要求转变。要树立精品意识、特色意识 , 不能单纯地追求档案的数量和门类 , 高校档案馆 ( ) 既要有共性 , 更要突出个性和特色。档案创新服务内容是多方面的 , 档案馆要充分挖掘自身的潜能 , 通过不断完善、丰富、创新服务工作内容 , 推动服务工作向高水平、高层次发展。其次 , 要实现服务方式的创新 , 由被动服务向主动服务转变。高校档案部门应立足馆藏 , 面向未来 , 努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。要加强档案馆信息网络建设 , 搞好网络化服务 , 为利用者提供信息资源 ; 要强化参与意识 , 积极参与学校的重大活动 , 提供档案资料 , 搞好信息服务 ; 要加强馆际协作 , 联手搞好服务。在档案主管部门的协 调下 , 加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作 , 广泛开展联机检索等业务 , 互通信息 , 促进交 流 , 改变各自为政的局面 , 优化档案信息资源配置 , 联 合搞好信息资源开发 , 实行资源共享。再次 , 实现服务范围的创新。档案事业能不能发展 , 不仅取决于社会对档案的需要 , 而且取决于档案工作能不能很好地为社会各项事业服务。因此要积极扩大影响 , 全方位多角度地提供档案信息。要树立双重效益观念 , 充分发挥档案信息资源在经济建设和社会发展中的作用 , 同 时还要主动为社会各界提供具有较高科学实用价值以及具有参考价值的信息资源 , 以满足社会不同层次用户的需求 , 从而取得社会效益和经济效益。

三、技术创新是高校档案工作发展的保障

现代技术手段对档案事业的发展起着非常重要的作用 , 档案的管理技术、保护技术、档案介质的转换以及档案信息的收集、加工、储存、开发技术等都离不开现代科学技术的支持 , 都需要用现代化技术手段来提 高工作效率和工作质量。高校应利用现代化管理手段 , 开创档案管理新局面。

首先 , 建立网络 , 实现管理机构现代化。高校的优势在于具有完善的校园网 , 各部室为了工作的需要纷纷建立了本部门的主页 , 网络己真正成了各类信息的 传递中心。一方面, 充分利用高校的有利条件 , 利用计算机网络开发出各类可行的软件系统 , 在网上建立档案馆档案信息收存网站 , 内容涵盖高校所有所需存档的材料 , 目的是让学校有关人员可以随时将相应的资料 , 通过网络向档案馆提供内容全面、语言简炼的信息 , 使学校档案工作人员在接收各类存档材料时 , 起到 监督和检查作用。另一方面 , 建立查询系统 , 内容涵盖所有已存档的信息 , 利用网络快速准确地向有关单位提供所需要的档案信息人们通过网络查询系统查找到所需内容后 , 再到档案馆索取实物 , 这样不仅提高了 档案管理机构的工作效率 , 也有利于档案信息的形成、收集、存贮、加工、传递、利用 , 更好地为科研、管理、后勤等各项工作服务 , 为社会经济发展服务 , 使档案管理网络成为学校现代化信息服务中枢。

其次 , 运用高新技术 实现管理方法的现代化。现代化体现在管理的科学化和高效率。高校档案管理应逐步向现代化管理转化 , 高校档案馆应配备齐全的现代化设备 , 实现档案计算机管理 , 建立档案编号系统 , 姓氏排列系统 , 科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多更好的档案管理软件 , 达到信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化 , 使档案馆能更好地为学校改革、建设和发展服务。要应用光盘技术和微缩技术扩大信息存储量 , 配备必要的照相、录音、录像、扫描、复印机等设备。

四、机制创新是高校档案工作发展的基础

在新的形势和任务面前 , 高校档案部门必须营造新的工作机制 , 以加强和改进自身的建设。一是建立工作机制。实行谁主管 , 谁负责 ; 谁经办 , 谁负责原则, 形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作机制保证档案工作任务的全面落实。二是强化监督机制。坚持以法治档, 强化监督机制 , 确保档案工作的顺利进行。三是创新管理机制。管理机制的创新要突出重点 , 抓关键环节。要做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举 , 特别是对重点档案和有价值的档案要加强开发利用 , 克服重管轻用的现象。要重视做好系科、部门的收集归档 , 因为它直接决定学校档案工作的质量 , 抓住了这个基础 , 就抓住了关键环节。四是引入竞争机制。长期以来 , 档案管理工作以经验管理居多 , 工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件 , 这在某种程度上制约了人才的流动 , 使人容易产生不思进取的思想 , 更谈不上去创新。应当引进竞争激励机制 , 改变在档案部门实际存在的铁饭碗现象 , 从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任合同制 , 对现有人员实行公平竞争、择优上岗 , 真正做到优胜劣汰 , 能者上庸者下 , 从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和友展息 息相关 , 档案部门也无皇粮可吃 , 也会有下岗、失业 , 再也不能靠铁饭碗混日子了 , 每个人都有随时被淘汰的危机感 , 从而激发大家的工作活力 , 最大限度地发挥个人潜力 , 使档案工作出现充满竞争活力、开拓 创新的新局面。

五、开发利用创新是高校档案工作发展的途径

高校既是国家科研的重要基地 , 又是培养高级专业技术人才的摇篮。据有关资料介绍 , 50% 以上的科研成果是高校产生的 , 许多重大科研课题也是由高校承担研究的。因此 , 在广大教学、科研人员的实践中不断产生新的教学科研成果就成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏信息资料。管理和开发这些信息资源对发展高校经济有着十分重要的意义。为此 , 档案部门在开发利用中必须要有所创新 , 要从社会需要、学校需要的角度出发 , 为档案的开发利 用创造一个广阔的空间。由于社会的发展 , 利用档案的人数将会大量增加 , 利用档案的内容和目的也由以前单纯的行政服务向技术攻关、法律诉讼、科学研究等多方面的发展 , 这就要求部门做到 : 一是资料的收 集要向多元化发展。不仅要收集好教学资料、科研资料、学生管理资料 , 还要注意收集专业管理性及技术管理性较强的资料 , 尤其是个人成果方面的资料 ; 二是档案的整理必须改变过去单一的纸张载体 , 逐步向 电子化转变 ; 三是档案的编研及检索工作必须全面系统、准确 , 全方位、多层次、网络化的编研成果将会受到利用者的欢迎。

六、人才资源创新是高校档案工作发展的关键

档案馆的人力资源主要指档案馆工作人员及其所具备的所有可见的或潜在的素质和能力 , 包括体质体能、知识、技术、技能、技巧、组织能力、学习能力、文化修养、道德品质、工作态度、交际能力、创新能力等。目前 , 我国档案馆人力资源管理存在明显的不足 , 主要原因是管理者管理观念过时 , 仅重视经费的投入和馆内设备的添置 , 而忽视人作为档案馆主体的重要作用。这种做法不仅会损害档案工作人员的利益 , 而 且也会降低服务水平 , 最终还会损害档案馆自身形象和档案用户的利益。因此 , 必须在人力资源管理中实施创新 , 要充分重视档案队伍的建设 , 牢固树立以人为本的思想 , 克服重使用轻培养的倾向。人力资源管理创新的思路可归纳如下 : 实行人本管理 , 运用各种激励手段 , 充分调动、发挥人的积极性和创造性 , 在馆内形成和谐向上的工作氛围 , 增强凝聚力 , 培养团队精神 ; 加强对档案人员的培训, 提高档案人员的素质 , 改革过去的用人机制 , 选拔德才兼备、擅长管理的人担任领导职务 , 实行竞争上岗、竞聘职位 , 使档案人 员都有一种责任感和紧迫感 , 从而充分挖掘他们的内在潜力 , 提高工作效率。

( 作者单位 : 南通大学档案馆 )   

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