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数码新闻照片的档案管理及对策
发布时间: 2009-03-25  访问次数: 145

数码新闻照片的档案管理及对策

 

编者按:使用数码相机的编辑记者越来越多,版面上刊登的数码照片呈直线上升趋势。这种情况下,加强对数码新闻照片的档案管理,已成为摆到我们面前的新课题。河南日报报业集团档案室负责人尹买娣这篇文章,就数码新闻照片的特点、档案工作的管理和对策,谈了自己的看法,对摄影记者和新闻档案工作者有一定的借鉴意义。

 数码新闻照片在新闻报道中应用越来越广,也为新闻档案实现数字化管理带来新的课题。

 

数码新闻照片的特点

摄影记者使用的传统相机大且笨,他们不是到处拍照片,就是钻到暗房冲洗胶卷和照片,一旦遇到远距离快节奏的异地采访,常常为不能及时发稿而伤尽脑筋。如今好了,数码相机轻便小巧又快捷,用它拍照再配上一台笔记本电脑,就可以做到即时拍照立刻发稿,满足了报纸版面对时效的需求,真正实现了报刊的“图文并重,两翼齐飞”。若拿数码新闻照片与传统照片相比,大致有以下“六快”、“四不同”。

  “六快”是:

  1.成像快。数码相机操作方便,聚焦测光、曝光组合、校色补偿,都是高性能的程序化,只要眼到、心到、手到,瞬间影像便立拍立显。

  2.处理快。数码照片存储在相机上,或是存储在计算机里,都是以数字文件形式来保存的,它不受药物和温度影响,也不经繁琐的工艺过程,而是通过数字化程序进行处理,省事又省时。

  3.传输快。从新闻传递角度看,数码照片优于传统照片。尽管近几年传统照片也采用了一些先进的传真技术,但与数码照片相比仍然望尘莫及。如今,摄影记者只要拥有数码相机和笔记本电脑,只要有通讯网络,无论在城市还是农村,在内地还是海外,都可以将拍到的数码照片迅速传出,及时完成发稿任务。

  4.编辑快。摄影记者在采访现场拍到的数码照片,一经传输到编辑部就可以对照片进行调整和编辑,直接发到照排车间输出胶片,交付印刷。

  5.查阅快。数码照片经过整理、加工、编辑,暂存在计算机中,或刻录成光盘作为存档资料,一旦需要,检索起来十分方便。只要按预设好的分类和编号,轻点鼠标,随时都可以在显示屏上找到所需的照片。

  6.存档快。由于新闻媒体采编印实现了数字化管理,数码照片的存档较之过去更为方便、快捷,当天采用的数码照片连同文字说明瞬间就能调出存档。

  “四不同”是:

  1.不冲洗,无污染,有利环保。数码影像是在明室条件下通过数字化处理生成的,它免除了显影、定影等化学废弃物造成的污染。

  2.存储久,无衰减,质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上,就可以长期保存,不退色,不变形。

  3.易修改,无遗憾,可以弥补。数码照片从拍照到存储,随时可以修改处理。如果照片不理想,随时可以删除,没有浪费胶卷的遗憾。

  4.连接快,传输多,应用广泛。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理,而且还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输,更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作,大大扩展了应用范围。

  数码新闻照片存档管理须注意的问题

  数码摄影已成为新闻记者的得力工具,形成了很多有保存价值的新闻档案资料。对于数码新闻照片档案,在存档管理工作中应注意以下几个问题:

  一是数码档案对软、硬件的依赖性。数码照片依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件而具有生命力。从制作、处理以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现,离开了计算机系统,人工无法识读,更无法对其施加任何影响,管理活动便无从谈起。

  二是数码档案信息的易改性。一方面,计算机对数码照片的增、删、修改十分容易,而且一般情况下看不出痕迹。另一方面,如果操作人员在整理照片时,把那些认为“无用”的照片删除掉,或者误操作,而此时又未作备份,数据一旦被删除,档案将荡然无存。

  三是数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不再具有传统照片那种固定的物理位置,也不再对原载体从一而终。它可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间。也就是不再具有物理意义上的实体形态,并且与载体分离,如果原本照片没有备份就很难辨其真伪。

  四是数码档案存储的高密度性。数码照片的存储密度大大高于以往任何可人工识读的信息介质,把一家报纸一年的照片存在一张光盘上,这已成了现实。但是,当其密度达到一定程度时,人们在对它进行压缩处理时需要注意三思而行。

  数字化发展对档案管理工作的要求更高了,它将一种单纯的传统的物理管理手段,扩展为一种新型的物理与逻辑管理相结合的管理手段以及新的管理理念,这是档案管理在传统管理观念上的一种扩展,也可以说是管理的一项新内容。为此,要尽快建立起相应的管理制度和规范保管行为,尤其要寻找出应对良策。

  数码新闻照片档案管理应对策略

  1.建立数码新闻照片档案收集制度,实施前端控制。

  数码照片档案的特性使数码档案的收集比传统照片档案的收集更为复杂,收集好这一新载体形式的照片档案难度也更大。有些数码照片从生成到归档跨越了好多部门,应当建立相应的归档制度,理顺档案管理与各生成部门的关系,在档案管理部门统一协调下,完成对数码档案照片的生成、积累、归档保管等项工作,并配备相应的电脑和刻录设备,以保证这一新的载体形式档案收集、验收、保管工作的可能性和连续性。

  档案部门要根据数码照片档案与传统照片档案诸多不同特性,在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导,保证这一新型载体档案的完整与安全。

  2.数码新闻照片档案的收集、鉴定、归档,要指定专人负责。

  A.数码新闻照片档案管理部门要指定专人负责数码照片档案的积累、整理、分类。数码照片的收集范围仍然要以国家照片档案归档范围为参照,还要及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式,以保证数码照片的实用性。

  在每次摄影记者拍摄工作完毕后,要及时将数码相机存储卡卸载转存、整理、归类、编号。避免信息溢出或丢失。

  数码照片的注释说明要录入时间、地点、人物、事由、拍摄者,其中主要人物要特别指明所处的位置。成组的照片要增加总说明和该组照片所包含张数等内容。上述内容整理完毕,一一拷贝到专用的分类库目录下,分类、编号、归档。为了保证数码照片的真实性和完整性不被非正常改动,要注意收集已发表的照片刊样和说明,注明刊载刊物的名称、时间、版次、作者。归档前管理部门要对数码照片的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署审核意见。如果对数码照片的有效性和完整性作了某些技术性处理,要把有关内容一并归档。

  B.档案的接收部门在进行数码新闻照片归档鉴定验收时,应按其技术条件进行检测,其内容包括硬件环境、软件环境版本的有效性、记录格式、注释说明、编号等内容是否齐全。

  C.归档份数,将鉴定过的数码档案拷贝到耐久性载体上,至少一式两份,一套封存保管,一套供查阅利用。重要新闻人物、重要活动、重要数据等,必要时复制3套异地保存,或及时输出照片存档。

  D.归档的数码新闻照片档案采用只读光盘(注:用只读光盘存储,是为了保证档案信息不能被修改)存储,禁止使用软、硬磁盘或CF卡等闪存设备。

  E.光盘的包装盒上应贴数码新闻照片档案登记卡,填写归档单位、载体编号、题名、密级、保管期限、硬件和软件环境、文字处理平台,照片档案移交登记表要注明图像文件特征、设备环境特征、图像记录特征、移交人审核人签字,数码照片档案机读目录上应填写照片编号、内容、张数、作者,成组照片要注明该组所包含张数的编号等相关内容后,办理交接手续。

  F.在网络中进行逻辑归档操作的应做好以上内容的登记。

  3.做好数码新闻照片档案载体的保管,操作规范化。

  数码新闻照片档案除保存在数据库外,大都拷贝在只读光盘上。光盘也可能因破损而退化,导致信息丢失。

  作为档案管理人员在光盘整理时要注意操作规范化。

  A.触摸光盘时应带无纺棉质手套,以免在光盘上留下擦痕或其它痕迹。必须用裸手处理光盘时,手指不应触到光盘的反射面。

  B.光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出,使用后及时放回包装物中。如光盘有污渍、尘埃或指印,可用擦拭照相机镜头的棉纸或非常软的刷子轻轻除去。清洁的动作要沿着磁轨的中心循环向外清洁。

  C.光盘平常应放在坚硬的惰性塑料包装盒内。不应弯折、不能堆叠包装,以免光盘彼此依靠产生内在应力造成弯曲、变形、划伤等永久性损害。

  D.光盘的标签应粘贴在光盘包装物上,不能直接在光盘上写字或粘贴标记。钢笔墨水和一些标记物可能存有损害光盘的溶剂,铅笔里的石墨会影响光盘的阅读。

  E.保持存放环境清洁,不应在使用光盘时吃食品喝饮料。存放光盘要远离磁场并与有害气体、强紫外光隔离,还要注意保持一定的环境温度,以减缓光盘退化,并防止霉菌滋生。

  4.认真做好数码新闻照片档案读取设备的维护,坚持每年登记。

  光盘存储的数码新闻照片档案信息只能通过计算机处理和阅读,读取设备维持一个好的状态很有必要。这就要求档案管理部门每年对数码新闻照片档案涉及的单位和保管单位的计算机等设备和软件使用情况、更新情况进行一次登记。如果读取设备或软件过时了,光盘存贮的信息要及时复制和迁移(原载体保留时间不少于3年)。只有定期进行检查,必要时复制,数码档案信息才能无限期保存下去。

 

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