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谈高校照片档案的归档管理
发布时间: 2010-03-26  访问次数: 218

摘要:照片归档工作是高校档案管理中的一项重要内容,如何发挥照片的最大价值,取决于档案管理者对照片档案归档的规范程度,纸质照片和数码照片都需要规范管理,需要各方面配合共同做好照片的归档工作,服务高效建设
关键词:照片  归档  管理
        0 引言
        档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《中华人民共和国档案法》档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性,“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性,具有历史再现性,所以档案才具有凭证价值的重要属性,并以此区别于图书情报资料和文物。在档案管理中,照片扮演着记载各政府机关公务、企业生产、学术及科学研究等方面重要的辅助角色。照片档案以直接且逼真的影像将信息传递给使用者,不受语言、文字的限制,让人犹如身临其境,故更具有感染力。 
        照片起始于法国,1826年法国的一个夏天,Joseph Niepce 拍下了世界上第一张照片。照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史纪录。
        在档案管理中,照片以直接且逼真的影像将咨讯传递给使用者,不受语言、文字的限制,让人犹如身临其境,更具有感染力。由于其独特的记录形式,在档案利用中发挥了重要的作用,如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。在河南大学建校90周年举办校史展和出版画册,琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校90年来的发展历程,使学生通过今昔发展变化,体会到改革开放的伟大成就,激发学生爱国爱校的感情,收到良好的效果。
        1 照片档案归档范围
        记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片领导人和著名人物,参加与本单位有关的重大公务活动照片,本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片,记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片,记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片,其他具有保存价值的照片。
        2 照片归档原则
        尽管照片档案的应用十分广泛,但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整,所以常需要进一步的文字说明,以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明,在归档过程中一定要注意及时注解说明。
        2.1 照片档案的整理 照片档案卷内目录的项目包括:照片号底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿,一张底片或一组相关的底片为一个保管单位,编一个底片号。如果是一组底片,在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的,对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系,有利于保管,便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致,不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号,然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号,格式为全宗号-底片号,并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号,同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明,一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号,其中参见号为与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。整理完后,编制照片档案卷内目录使位置固定下来。
    2.2 数码照片归档的管理 数码照片档案一般由数字图像(照片)、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性,在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导,保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片,收集时应将其在分辨率不变的前提下,转换成TIFF、JPEG格式,并在备注栏中记载。如无法转换,则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片的线数应不低于600dpi。用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时,其扫描的分辨率应达到1200~2400dpi。对具有永久保存价值的数码照片,归档时必须冲印或打印出纸质照片,按双套制要求保存。归档时应标明互见号,格式为:全宗号—光盘号—照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号—册号—张号(标注于数码照片的文字说明中)。
        3 照片归档管理注意事项
        照片归档管理事关以后的查询使用。全校上下尤其各级领导干部都应该高度重视,防范在先,未雨绸缪。
        3.1 提高认识,加强领导。加强一级归档,完善二级管理。可根据工作需要对归档照片进行管理上的适当调整,加强和完善二级照片档案管理,建立以院系为主的二级档案保管单位,档案馆做好二级目录的收集工作,加强二级照片档案监督指导力度,使照片档案更加齐全完整,也为教育部的再次评估打下良好的基础。
        3.2 制定措施,落实制度。学校早就制定并下发了包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循,真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式,及时做好照片档案的归档整理工作。档案馆还要及时进行照片归档提醒、催交、筛选、剔除和编目、说明等整理工作,可采取多种方式,通过接收、征集、交换、复制、购买等多种手段,多渠道、多途径开展照片档案的收集归档工作,并随时进行规范整理和保存。  
        3.3 长期重视,持之以恒。日复一日,年复一年,照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持,不落实,不执行,即使有再完善的制度,也只能流于形式,甚至成为笑谈。要真正实现照片档案的长期保存、有效利用,只有全校上下长期重视,高度重视,努力做档案工作的有心人,不因单位领导和档案管理员职务、岗位变动等诸多因素而忽视档案工作才行。
        随着时代的发展,照片档案以后可以实现在校网上传,更加便于查询,提供照片档案,积极为学校各项工作服务。档案的利用开发,大大促进了档案管理工作,有力推动照片档案管理上新水平。 (作者:马玲)
参考文献
[1]照片档案管理规范.GB/T.11821—89.
[2]李丽云.《加强数码照片管理的几点思考》.《中国档案》2007(3).
[3]傅荣校,翁敏曦:《档案数字化扫描与存储格式比较研究》.《档案学通讯》2007(2).
[4]陆建香,吕炎.浅谈高校照片档案工作现状与策略[J].学校档案.2006(2):45-46.

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