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高校档案管理工作存在的问题及对策研究
发布时间: 2011-05-24  访问次数: 1182

  要:随着高等教育改革的不断深入,高校档案工作的重要性越来越突出。通过对高校档案管理的现状分析,论述了新形势下高校档案管理的新思路,提出了相应问题的改进策略,强调了档案管理在高校改革发展中的重要作用和深远影响。

关键词:档案管理;高校改革;人员配置;利用效率

中图分类号:G647            文献标识码:A

 

随着社会的发展,国家对教育的支持力度不断加大和人们对教育重要性的认识不断提高,我国高等教育事业在国家改革开放形势的推动下,正日益呈现红火、兴旺的气象。积极深化改革,在改革中谋取更大的发展,已成为高校建设的主旋律和各学校应对激烈办学竞争所遵循的法则。我国各高校正发生着从规模到内涵的深刻变革,改革已成为高校事业进一步发展的动力源泉。

  当前高校档案管理工作中存在的问题

1.1  管理意识薄弱、管理手段落后

目前有些高校领导对新形势下的档案工作还缺乏足够的认识和了解,档案管理意识不强,认为高校的主要工作是教学、科研,从而忽视档案管理工作,没有认识到档案的真正价值,不懂得档案“要到用时方知贵”的道理。由于认识上的误区导致错误地认为档案工作就是文档的简单整理、装订,没有对档案管理投入必要的财力、物力、人力。相当多的高校档案部门的设施相对滞后,库房、办公、阅览也未能分开,档案现代化及档案保护设备配置不全,严重影响了档案管理保护及服务工作的正常开展。部分高校档案馆的档案管理仍采取手工作业方式。档案工作人员在文件立卷归档后,通过手工作业对文件资料进行调整和编目;检索时,档案管理人员再从一本一本的目录中,找出所需的档案来,然后根据上面的记录到库房中查找。劳动量大,耗时多、速度慢。档案管理人员常年忙于这些大量简单重复性劳动,根本无暇顾及科研,现代化管理更是无从谈起。

1.2  档案收集不齐全,档案整理不规范

我国档案事业领导人曾三在总结多年档案工作经验时提出“收集是起点”的思想,指出“正确地处理收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用尤为重要,收集是档案管理工作的起点和基础,没有收集就谈不到利用”。有些档案工作人员业务水平不高,无法应对档案各环节的工作,不能及时将应该归档的文件收集归档,如有些学校的档案,只有请示,没有批复,或者只有批复,而没有请示,不能反映某一件事情的前因后果。还有一些学校只重视文书档案,而忽视了科技档案、声像档案和实物档案。整理不规范主要存在以下两种情况,一是时间编排混乱;二是组卷装订不规范。致使档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有时临时拼凑的材料缺乏可靠性。档案的科学性也大打折扣,严重影响了档案的开发和利用。

1.3  档案管理人员的业务素质偏低,结构不合理

由于高校中不同程度地存在对档案工作重视不够,学校为了吸纳人才,不得不将档案室当成解决家属就业问题的岗位安排,导致许多高校档案馆成了“家属收容所”和“老弱病残收容所”,使得档案工作人员的基本素质得不到保证,影响高校档案工作。高校专职档案人员整体年龄偏大,懂计算机、网络技术等现代管理手段的档案人员所占比例较小。而在新技术蓬勃发展的信息时代,档案管理人员传统的知识结构已经不能适应新的形势;另一方面,档案工作人员的学历远低于专职教师,主要表现在接受过档案专业学习的人少,人员专业技能和业务能力较差,受限于学历和年龄,掌握现代化技术的人少,即使进行培训,效果也未必尽如人意。

1.4  高校档案利用率偏低

高校档案馆拥有数量庞大的档案,但利用率并不高。原因有:一是高校档案意识不强,许多人认为档案没用,甚至不知道有档案机构;二是管理方式落后,档案利用效率偏低;三是一些高校档案馆藏单一,不能满足档案需求。旧的传统观念和工作方法不改变,档案信息服务不能真正落到实处。高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务,不能为师生员工和社会需要提供服务,档案工作就不会存在,也不可能得到发展,档案管理也无从谈起。由此可见,充分地认识档案管理工作、提高档案的利用率、进一步加强档案的服务意识具有十分重要的意义。

  高校改革形势下档案管理工作的新思路

2.1  切实强化主动服务意识

更进一步讲,为学校各方面工作的顺利开展及时提供真实、准确的信息依据,从最大限度地发挥档案效能的角度看,尤其是在高校建设中,面对今天许多学校规模、结构以及内部管理体制等方面的种种变革要求,档案工作如果做得好,能够起到十分突出的信息辅助作用,因而更需要有主动服务的精神。

2.2  重视人才档案的管理

高校档案部门在当前学校改革形势下应特别重视人才档案的管理工作,配合人事、科研部门为各院系的师资队伍建设和专业学科建设提供真实有效的信息服务。

2.3  探索更高效的档案利用方式

高校档案部门应当追随改革形势的要求,积极探索高层次、高效能的档案利用服务方式。主动服务意识还应该体现在服务的质量水平上。这就需要档案部门立足自身条件,在制度许可的范围内,以开拓创新的精神积极探索从而充分发掘档案的利用价值。专题编研工作就是这样的一种服务方式,面对丰富的库藏资料,档案部门可根据配合学校工作的需要,确立特定的内容选题,以独立编研或与校内有关学术力量联合编研的途径,通过对大量的原始档案的素材筛选、考订真伪、编排内容、撰写辅助材料、组织审核、落实出版或传播事宜等一系列工作程序,最后推出有长时期利用价值乃至珍藏价值的优秀编研成果来。

2.4  加强档案人员队伍建设

在当前高校改革内部管理体制、普遍实行以权力下放为特征的多级管理模式的形势下,学校档案部门应当及时加强人员队伍的建设,在全校形成和完善专兼职相结合并且分层负责的档案工作网络。

  改进高校档案管理工作的策略

3.1  强化高校领导层的档案意识

只有领导重视了档案工作,认识到档案工作对高校发展的重要性,档案意识才会影响辐射到广大教职员工。领导者的档案意识强,才会将档案管理工作列入议事日程,实实在在地解决档案工作中存在的问题和困难。采取切实措施,确保资金投入充足、设备配置到位、人员配置齐全。因此,增强高校领导的档案意识是做好档案工作的基本前提。其次,采用适合本校档案分类和编目的网络版档案管理软件,对档案馆藏所有档案进行计算机数字化、网络化管理,加强档案信息网络综合服务系统建设,加强档案信息网站建设。

3.2  建立健全高校档案管理工作的各项规章制度

应根据有关档案法规和本校、系的实际情况,制定和调整档案的各项管理制度。使教学档案管理全面实行“三纳入”“四保证”,即纳入高校管理制度之中;纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一;纳入单位考核、奖惩制度之中;做到领导有保证,工作人员有保证,工作时间有保证,经费开支有保证。使档案原始材料在有序的过程中得以积累,从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络,并由上而下建立起严密的层层监督机制,明确岗位责任制和检查评比制度。

3.3  调整档案队伍建设,提高高校档案管理人员的业务素质

加强档案队伍建设,建设一支适应高校档案工作现代化需要的、素质优良、结构合理、稳定的档案人才队伍,可以从以下几个方面做起:努力提高档案人员的政治意识、大局意识和责任意识;尽可能地为档案工作人员提供继续教育和培训的机会,提高他们的业务水平和工作能力;建立健全人才引进制度,制定特殊优惠政策和措施,积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员;加强兼职档案人员队伍建设,为兼职档案人员设置岗位津贴,定期开展档案工作核查评比活动,引进激励机制,充分调动他们的积极性。

3.4  加强档案编研工作,实现信息共享

档案编研工作是一种高层次的档案服务形势,高校档案馆应该利用馆藏档案的优势,将零散的各类档案系统化、条理化,为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史料。这些档案史料从不同侧面反映学校的情况,对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用,是系统的、高效的参考资料。这些编研资料下发到各院系各单位,将会极大地方便各部门的工作。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴,共同构成社会的信息服务体系,彼此之间应该建立联合目录,实行资源共享,使各文献部门充分挖掘资源潜力,实现文献资源互补,提高馆藏资源利用率,避免不必要的重复和浪费,更好地满足社会多方面的需要。

  结语

高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,高校档案管理工作应当适应新形势的发展,适应学校规模不断扩大,质量不断提升的发展要求,更好地为学校教学、科研和党政管理服务。必须加强对档案的管理工作,只有档案管理上了台阶,档案质量才能上台阶,才能更好地发挥档案的作用,为高等学校教学、科研和管理服务。

随着高等教育改革的不断深入,档案工作的重要性越来越突出,在学校中越来越被重视,档案工作已成为高校发展不可或缺的一部分。因此,高校档案管理部门要在积极探索和认真总结经验的基础上下大力气不断提升和强化高校领导、广大教职工,尤其是专、兼职档案管理队伍的档案意识,使高校档案真正成为反映学校全面进步的历史、重大决策的参谋及广大教职工开拓创新的智慧宝库,成为学校和谐发展的一个亮点。(作者:李薇)(http://www.zgkjcy.com/qknews.asp?new_id=3328)

 

参考文献

  邓绍兴,陈智为.档案管理学(修订本)[M].北京:中国人民大学出版社,1999

  王安琪.浅谈高校教学管理档案的建设与发展对策[J].高等教育研究,2002(13)

  安聪娥.从高校评估谈高校档案管理的发展趋势[J].农业图书情报学刊,2006(4)

  王莉.新时期高校档案收集工作对策研究[J].镇江高专学报,2004(2)

  朱春瑜.高校合并给档案工作带来的问题及对策[J].镇江高专学报,2005(1)

 

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