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院系级教学档案管理办法
发布时间: 2009-03-30  访问次数: 378

徐州师范大学院系级教学档案管理办法

 

为了加强院系及直属教学单位(以下简称院系)教学档案管理工作,充分发挥教学档案在教学管理和教学改革等各项工作中的作用,特制定本办法。

一、教学档案管理的基本要求

1. 凡是在教学活动、教学管理和教学研究等工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属教学档案归档范围。

2. 我校教学档案实行校、院系两级管理:凡是在本校教学工作中形成的、对学校工作有永久或长期保存价值的教学档案,一律移交档案馆保存(一级教学档案管理);凡是各院系在教学工作中形成的、仅对各院系工作有保存价值或不需长久保存的教学档案,由各院系负责收集、整理、保存并提供利用(二级教学档案管理)。

3. 对一级教学档案的管理,应按照《徐州师范大学教学档案工作规范》的要求,进行收集、整理,并定期向校档案馆移交。本办法主要是针对二级教学档案管理制定的细则。

4. 各院系主管教学工作的副院长或副主任负责本单位教学档案管理的监督、检查工作,教务秘书具体负责本单位教学文件材料的形成积累工作。

5. 各院系应进一步增强资料意识,将教学档案工作落实到日常教学管理中,在布置、检查、总结、考核教学工作的同时,注意教学档案的形成、积累、归档。

二、教学档案的形成与积累

1. 各院系的教务秘书要在工作中随时收集和积累教学文件材料,分类存放,将一级教学档案定期移交给教务处统一立卷归档,并整理、保管好本单位的二级教学档案。

2. 教学文件材料一般归档一份,重要的一级管理教学文件材料,各院系可根据实际情况保留两份,一份由校档案馆保存,一份由各院系自存,以便日后查找。

3. 归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

4. 各院系教务秘书工作变动时,应及时做好教学档案的交接工作。

三、教学档案的整理

1.院系教学档案一般不需装订成册,只需以教学文件为单位组成有序的体系,包括分类、排列、编目等,然后采用盒(袋)装的方法进行管理,以便于文件随时存取。

2.根据教学文件的形成规律,原则上相同内容的文件组成一盒(袋)。同一内容的文件材料较多时,可分别组成若干盒(袋);也可以根据材料的内在联系,对问题单一、材料较少的文件合成一盒(袋)。

3.归档的教学文件材料一般均为A4纸;对非标准规格的文件(如试卷)应专柜保管,但需填写与其他教学文件相一致的盒(袋)编号。

4.属专项档案的文件,已归入其他类档案的,应在相关的盒(袋)内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。

5.凡计算机打印纸制教学文件,需留存与之内容相同的电子文件,以便长久保存和利用。

四、教学档案分类目录及说明

1.教学档案按三级进行分类编目。一级类目为基本框架,按学校统一规定执行。根据学科、专业及院系特点,二级、三级类目可增加或作适当调整(所附目录中二级、三级类目均设“其他”,即为各单位留置调整余地)。

2.教学档案分类编号方法

院系教学档案编号为7位,采用四层次隶属编号方法。第一层为一级类目标识,用三个简称字母表示;第二层、第三层分别为二级、三级类目代号,分别用两位阿拉伯数字标识;第四层为盒号。(具体参见《徐州师范大学院系教学档案分类目录》)

例:JXS 一级类目代号

   01  二级类目流水号

   01  三级类目流水号

   1-N 盒号流水号

院系须按此分类目录对教学文档进行规范和完善,对暂时没有教学活动支撑类目的删除或调整要慎重。

以上办法及所附《徐州师范大学院系教学档案分类目录》,自20041月起执行。

   

 

徐州师范大学院系教学档案分类目录

 

分类号

教学档案分类目录

保管年限

 

JXS(一级类目)

师资队伍建设

 

 

JXS01(二级类目)

师资队伍建设规划及相关文件材料

(长期保留)

 

JXS02(二级类目)

师资队伍信息汇总表(按年统计)

(长期保留)

 

JXS03(二级类目)

重点学科梯队建设相关材料

(长期保留)

 

JXS04(二级类目)

青年教师培养方案及实施办法(含导师制)

(长期保留)

 

JXS05(二级类目)

国家、省、校各级人才培养工程培养对象有关材料

(长期保留)

 

JXS06(二级类目)

校级各类教学评奖和教学竞赛申报、评审材料及证书复印件

(长期保留)

 

JXS07(二级类目)

校级以上各类教学评奖申报、评审材料及证书复印件

(长期保留)

 

JXS08(二级类目)

教书育人、为人师表获奖典型材料汇总

(长期保留)

 

JXS09(二级类目)

院系教风建设相关材料

(长期保留)

 

JXS10(二级类目)

教师科研情况汇总(项目立项任务书、成果获奖证书复印件及重要成果原件或复印件)

(长期保留)

 

JXS11(二级类目)

教师教学业务档案(含历年教学任务记录和教学工作总结、教学质量考核、教学类奖惩材料、教学综合考核、进修提高、职务职称变动、任教资格、聘书等)(按人立卷)

(长期保留)

 

JXS12(二级类目)

其他

 

 

JXJ(一级类目)

教学基本建设

 

 

JXJ01(二级类目)

专业建设

 

 

JXJ0101(三级类目)

新专业筹建、申报、建设规划、总结及学士学位权申报与评审有关材料

(长期保留)

 

JXJ0102(三级类目)

品牌与特色专业申报与建设有关材料

(长期保留)

 

JXJ0103(三级类目)

专业建设规划、建设情况总结及相关材料(含专业沿革材料)

(长期保留)

 

JXJ0104(三级类目)

专业(含辅修专业)教学计划或培养方案、论证报告、专家鉴定意见

(长期保留)

 

JXJ0105(三级类目)

其他

(长期保留)

 

JXJ02(二级类目)

课程建设

 

 

JXJ0201(三级类目)

课程建设规划、总结

(长期保留)

 

JXJ0202(三级类目)

校级重点课程申报、建设、验收材料

(长期保留)

 

JXJ0203(三级类目)

校级以上优秀课程、精品课程申报和建设材料

(长期保留)

 

JXJ0204(三级类目)

网络课程、多媒体课程(课件)建设、使用及获奖情况的材料

(长期保留)

 

JXJ0205(三级类目)

双语教学课程建设相关材料

(长期保留)

 

JXJ0206(三级类目)

分专业必修课程教学大纲汇编

(长期保留)

 

JXJ0207(三级类目)

选修课程(含公选课)教学大纲汇编

(长期保留)

 

JXJ03(二级类目)

教材建设

 

 

JXJ0301(三级类目)

教材建设规划及相关措施

(长期保留)

 

JXJ0302(三级类目)

教材建设申报、验收材料

(长期保留)

 

JXJ0303(三级类目)

已出版教材目录和教材原件

(长期保留)

 

JXJ0304(三级类目)

辅助教材(含讲义、习题集、阅读书目等)建设及相关材料

(长期保留)

 

JXJ0305(三级类目)

获奖教材目录、证书复印件和教材原件

(长期保留)

 

JXJ0306(三级类目)

教材(含声像资料)选用论证报告、订购计划表及使用教材情况相关材料

(保留四年)

 

JXJ0307(三级类目)

其他

 

 

JXJ04(二级类目)

实验室、实习基地建设

 

 

JXJ0401(三级目录)

实验室一览表(注明开放实验室)

(长期保留)

 

JXJ0402(三级目录)

实验仪器、设备清单

(长期保留)

 

JXJ0403(三级目录)

实验材料购置、消耗、库存明细表

(长期保留)

 

JXJ0404(三级目录)

实验室新建、改建、扩建报告和建设总结

(长期保留)

 

JXJ0405(三级目录)

实验室管理规章制度

(长期保留)

 

JXJ0406(三级目录)

实习基地(含教学基地)汇总表、建设协议书、建设报告、建设计划、建设总结及相关资料

(长期保留)

 

JXJ0407(三级类目)

其他

 

 

JXG(一级类目)

教学管理

 

 

JXG01(二级类目)

综合类

 

 

JXG0101(三级目录)

院务会议研究教学工作会议记录和院系教学委员会工作记录(含会议记录、图片资料等)

(长期保留)

 

JXG0102(三级目录)

院系年度(或学期)教学工作计划、工作总结

(长期保留)

 

JXG0103(三级目录)

院系教学管理规章制度、实施细则及教学管理人员的岗位职责

(长期保留)

 

JXG0104(三级目录)

专职教学管理人员一览表(按年度)

(长期保留)

 

JXG0105(三级目录)

校级及以上重要教学文件

(长期保留)

 

JXG0106(三级目录)

院系教学文件

(长期保留)

 

JXG0107(三级目录)

院系改革与发展规划(“九五”以来)

(长期保留)

 

JXG02(二级类目)

课务管理

 

 

JXG0201(三级目录)

每学期教学任务书(学校统一格式)

(长期保留)

 

JXG0202(三级目录)

每学期课程表(学校统一格式)

(保留四年)

 

JXG0203(三级目录)

课程教学进度表(教学周历)

(保留四年)

 

JXG0204(三级目录)

分专业每学期教学运行表

(保留四年)

 

JXG0205(三级目录)

任课教师情况统计(含高级职务教师为本科生开课情况)

(长期保留)

 

JXG0206(三级目录)

调(停)课申请单、学期调(停)课汇总表

(保留一年)

 

JXG0207(三级目录)

其他

 

 

JXG03(二级类目)

考务管理

 

 

JXG0301(三级目录)

各科期末考试卷(含参考答案与评分标准)

(学生离校后四年)

 

JXG0302(三级目录)

试卷(试题)库

(长期保留)

 

JXG0303(三级目录)

试卷分析表

(学生离校后四年)

 

JXG0304(三级目录)

考试日程表

(学生离校后四年)

 

JXG0305(三级目录)

课程考核成绩记录表(原始成绩表)

(长期保留)

 

JXG0306(三级目录)

学期学生成绩表(以班级为单位)

(长期保留)

 

JXG0307(三级目录)

大学英语四六级和计算机等级考试、普通话水平测试等通过情况

(学生离校后四年)

 

JXG0308(三级目录)

其他

 

 

JXG04(二级类目)

学籍管理

 

 

JXG0401(三级类目)

学生名册

(长期保留)

 

JXG0402(三级类目)

学位授予情况材料及统计表

(长期保留)

 

JXG0403(三级类目)

学籍异动单及学年汇总表

(长期保留)

 

JXG0404(三级类目)

毕业(含退学学生)成绩册

(长期保留)

 

JXG0405(三级类目)

毕业生电子照片册

(长期保留)

 

JXG0406(三级类目)

其它

 

 

JXG05(二级类目)

实验教学

 

 

JXG0501(三级类目)

实验教学大纲

(长期保留)

 

JXG0502(三级类目)

实验运行记录本

(长期保留)

 

JXG0503(三级类目)

实验室开放记录

(长期保留)

 

JXG0504(三级类目)

实验教学进度表

(保留四年)

 

JXG0505(三级类目)

实验室分学期实验安排表

(保留四年)

 

JXG0506(三级类目)

实验项目变动、实验内容革新相关材料(综合性、设计性

实验等)

(保留四年)

 

JXG0507(三级类目)

实验教学情况统计表(含哪些课程开设实验、是否独立设课、综合性、设计性实验比例等)

(长期保留)

 

JXG0508(三级类目)

学生实验报告等材料

(学生离校后四年)

 

JXG0509(三级类目)

实验教学管理规章制度

(长期保留)

 

JXG0510(三级类目)

其它

 

 

JXG06(二级类目)

教育实习

 

 

JXG0601(三级类目)

院系实习计划、实习学生和院系指导教师(带队教师)名单和分布学校、实习总结(附优秀指导教师、优秀实习生名单)

(长期保留)

 

JXG0602(三级类目)

实习成绩单、(附实习考核表样表)

(长期保留)

 

JXG0603(三级类目)

学生教育实习教案(2/生)

(长期保留)

 

JXG0604(三级类目)

学生实习工作小结(1/生,含教学实习、班主任工作实习)

(学生离校后四年)

 

JXG0605(三级类目)

教育调查报告(1/生)

(学生离校后四年)

 

JXG0606(三级类目)

其它

 

 

JXG07(二级类目)

专业实习(含毕业实习、生产实习、认识实习、野外考察等)

 

 

JXG0701(三级类目)

实习大纲

(长期保留)

 

JXG0702(三级类目)

实习计划、实习学生与指导教师名单及分组表、实习总结

(长期保留)

 

JXG0703(三级类目)

实习教材或指导书(含院系自编讲义)

(长期保留)

 

JXG0704(三级类目)

实习作业

(学生离校后四年)

 

JXG0705(三级类目)

实习成绩表及实习考核表(附样表)

(长期保留)

 

JXG0706(三级类目)

学生实习小结(1/生)

(学生离校后四年)

 

JXG0707(三级类目)

院系实习总结

(长期保留)

 

JXG0708(三级类目)

学生实习成果及相关材料

(长期保留)

 

JXG0709(三级类目)

其它

 

 

JXG08(二级类目)

毕业论文(毕业设计)

 

 

JXG0801(三级类目)

学生毕业论文(毕业设计)

(长期保留)

 

JXG0802(三级类目)

院系毕业论文(设计、创作)工作计划、工作总结、选题分析和质量分析报告

(长期保留)

 
 

JXG0803(三级类目)

学生毕业论文(设计、创作)选题、指导教师名单

(长期保留)

 

JXG0804(三级类目)

学生毕业论文(设计、创作)及任务书

(学生离校后四年)

 

JXG0805(三级类目)

毕业论文(设计、创作)相关管理规定

(长期保留)

 

JXG0806(三级类目)

学生毕业论文(设计、创作)成绩评定汇总表(附样表)

(长期保留)

 

JXG0807(三级类目)

优秀毕业论文(设计、创作)选(含教师评语)

(长期保留)

 

JXG0808(三级类目)

其它

 

 

JXZ(一级类目)

教学评价和质量监控

 

 

JXZ01(二级类目)

常规教学工作检查、抽查记录与总结

 

 

JXZ02(二级类目)

教学情况座谈会记录(含教师、学生)

(保留四年)

 

JXZ03(二级类目)

各类人员的听课记录

(保留四年)

 

JXZ04(二级类目)

教师教学质量评价表、学生学习质量评价表及评价结果汇总(各院系,特别是特殊专业可增加补充规定)

(长期保留)

 

JXZ05(二级类目)

教学事故处理记录和相关材料

(长期保留)

 

JXZ06(二级类目)

毕业生质量跟踪调查、分析及相关材料

(长期保留)

 

JXZ07(二级类目)

其他

 

 

JXX(一级类目)

学风建设

 

 

JXX01(二级类目)

加强学风建设的措施

(长期保留)

 

JXX02(二级类目)

本科学生导师制相关材料

(长期保留)

 

JXX03(二级类目)

学生参加科研工作情况及公开发表论文、发明创作、学科竞赛获奖等统计表(按届统计)及原件或相关复印件

(长期保留)

 

JXX04(二级类目)

学生违纪处分相关材料

(长期保留)

 

JXX05(二级类目)

学生(或集体)受各级各类表彰情况(附文件、证书复印件)

(长期保留)

 

JXX06(二级类目)

学生素质发展综合测评及对毕业生综合素质的评价与分析报告

(长期保留)

 

JXX07(二级类目)

学生文化素质教育有关材料(讲座、重要活动等)

(长期保留)

 

JXX08(二级类目)

学生社团活动、刊物等(社团活动附一览表、刊物附样本)

(长期保留)

 

JXX09(二级类目)

学生就业(含考研)、社会声誉有关材料

(长期保留)

 

JXX10(二级类目)

各专业生源情况

(长期保留)

 

JXX11(二级类目)

学生社会实践活动及实践成果原件或复印件

(长期保留)

 

JXX12(二级类目)

其他

 

 

JXY(一级类目)

教学研究与教学改革

 

 

JXY01(二级类目)

院系教学工作特色相关资料

(长期保留)

 

JXY02(二级类目)

院系教学管理干部及教师发表教学研究论文目录及论文复印件(按年统计汇总)

(长期保留)

 

JXY03(二级类目)

院系开展教育思想学习与讨论的有关材料(文件、论文集、论文报告会纪要等)

(长期保留)

 

JXY04(二级类目)

各级教改项目汇总表及附件(含申报表、任务书、结项报告、鉴定表、成果)

(长期保留)

 

JXY05(二级类目)

教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料

(长期保留)

 

JXY06(二级类目)

其他

 

 

 

                                二OO三年十二月三十一日

 

 

 

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