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学生档案管理办法
发布时间: 2010-04-26  访问次数: 1484

徐州师范大学学生档案管理办法

 

第一章

第一条 为了贯彻党的教育方针,加强对学生的思想教育,进一步推进我校学生档案管理工作规范化、制度化、科学化。根据《中华人民共和国档案法》、中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行办法》以及《江苏省人才流动管理暂行条例》和其他有关学生管理工作的政策规定,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 学生档案是指本校在学生管理活动中形成的,记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第三条 学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据,是高校档案的重要组成部分。

第四条 学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度,确保学生人事档案的齐全、完整、准确与安全,有利于学生人事档案的利用。

第五条 学生工作处负责管理国家计划招收的全校普通高等教育学生档案,各院系及有关党政管理部门协助学生工作处,根据统一要求,及时做好材料收集整理、核实充实工作。

第六条 学生档案工作应纳入学生工作处、研究生处、教务处、党委组织部、团委、校医院等相关部门和各院系的管理制度和工作计划,同时明确专人分工负责。学校对上述部门进行考核时,学生档案的管理情况作为一项重要内容。

第二章 材料的收集

第七条 各院系及有关党政管理部门要根据学校的统一部署,结合实际,制定切实可行的规章制度和责任制,积极做好学生档案材料的汇总、整理工作。

第八条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益,对所收集的材料,一定要做到规范齐全,准确真实,签署完备。

第九条 根据学生档案适应国家人事工作需要的原则,在校期间学生档案应包括以下内容。

(一)招生材料:招生办提供的招生录取材料(包括高中学籍材料,如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等);

(二)学习材料:教务处和研究生处提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单;

(三)学籍材料:教务处和研究生处提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明;

(四)毕业材料:各院系和学生工作处、研究生处、校医院、教务处等部门提供的毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业通知书等材料;

(五)奖励材料:各院系和学生工作处提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料(如三好、优干、优毕、专项奖学金等评审证明材料);

(六)处分材料:各院系、学生工作处、研究生处、保卫处提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料(包括甄别、复查材料及处理意见);

(七)贷款材料:学生工作处提供的国家助学贷款等还贷情况材料;

(八)组织材料:组织部和校团委提供的学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料(入党材料包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、思想汇报和转正申请书);

(九)更正材料:相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料,个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料;

(十)可供组织参考的其他材料。

第三章 归档要求

第十条 新生入学后,其档案材料(含网上招生的电子档案)由招生办转至各院系;学生自带档案的,应由院系收齐后归档。

第十一条 档案材料必须是办理完毕的正式文件材料。

第十二条 档案材料必须完整、真实,文字清晰,对象明确,注明承办单位及时间。

第十三条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的,必须加盖公章;个人文字材料必须有本人签字。

第十四条 各类材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

第四章 档案的借阅

第十五条 学生档案材料在校期间若需查阅和借阅,必须履行登记手续和批准手续。校领导、党委组织部、学生工作处、研究生处、校团委、各院党政负责人、辅导员老师可登记后查(借)阅;其他人员未经学生处负责人签字批准不得私自查阅、借阅学生档案。

第十六条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十七条 档案一般不外借。如必须借出使用时,要由借阅单位开具借阅函,说明借阅理由,注明归还时间(借阅期限不超过一周),经学生处负责人批准同意后方可借阅。

第十八条 借阅学生档案时,应严格办理清点手续,对档案材料不得擅自处理,如有丢失由借阅人负责。

第十九条 查(借)阅学生档案,不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添。

第二十条严禁复制学生档案,若因工作需要从档案中取证复制的,须经学生处负责人批准。

第五章 档案的转递 

第二十一条 学生学籍变动、毕业、转学、退学、出国或死亡后,应及时将档案转给新的主管单位。

第二十二条 学生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递,必要时可派专人(中共正式党员)送取。严禁毕业生或其他个人私自携带、领取档案。

第二十三条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,严禁扣留材料。

第二十四条 转出的学生档案,要认真填写《档案转递单》,逾期一个月未收到回执者,要写信催问,以防丢失。对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。

第二十五条 转递要求:

(一)学生校内学籍变动后,应及时将档案转给新的单位。

(二)毕业生档案按毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的单位转送;考取研究生的,其档案按录取院校地址转送。

(三)保留学籍自费出国的学生,其档案关系由所在院系管理,学籍不再保留的,其档案关系退回生源所在地人事部门。

(四)被开除、勒令退学或自动退学、死亡的学生,其档案转回其入校前所在县、市招办或家长(监护人)现居住所在地的档案管理部门。

(五)当年未报到的新生档案由招生办转回生源地省级招办。

(六)未按时到用人单位报到或被用人单位退回学校的毕业生档案,转回生源所在地的人事部门。 

(七)申请办理档案保留的毕业生档案,根据申请的年限存放在学生工作处。保留期满后,毕业生应在一个月内到学生工作处办理转、寄、留手续。仍需继续保留的,应征得学校毕业生就业工作部门同意并进行登记;不再保留的,持相关证明迁转人事关系档案。超过规定期限,凡毕业生既不办理保留手续,又不迁转出人事关系档案的,将根据有关规定寄送至生源所在地的人事部门,由此造成的后果由毕业生本人自负。

(八)学生档案的转递须征得学生工作处的同意,并由学生工作处统一办理。 

第六章 纪律要求

第二十六条 查阅、借阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第二十七条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,因工作需要须摘记档案内容时,应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管,不得私自存放。

第二十八条 查阅档案要在档案室,因特殊情况需借出时,应严格履行相关手续,并按规定日期归还。

第二十九条 任何单位或个人无权截留或扣发按国家计划就业的毕业生档案。

第三十条 对利用职权违反档案管理工作要求的人员,由其主管部门责令改正,情节严重的,给予行政处分;构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

第七章

第三十一条 本办法适用于我校全日制本、专科在籍学生、研究生。

第三十二条 本办法由学生工作处负责解释。 (徐师大学〔200522) 

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