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2014年度归档工作结束,那么问题来了
发布时间: 2015-01-08  访问次数: 115

  ——档案馆通报全校2014年立卷归档工作情况

 

在全校各级领导的关心、支持下,在各位专、兼职档案人员的共同努力下,2014年度各类文件材料立卷归档工作已经圆满结束。档案馆发出档发〔20151号文件,就2014年立卷归档工作情况进行了通报。

2014年,档案馆共接收、整理纸质档案3473卷,荣誉档案22件,照片档案11519张(其中纸质照片95张,电子照片11424张),资料35卷。所有案卷级、文件级目录已全部录入档案管理系统。2014年起,文书档案实行电子文件材料与纸质文件材料同步归档。汉园宾馆、科文学院财会档案管理由其自行负责。

通报指出,绝大多数归档单位都能及时做好文件材料的收集、整理,并在规定时间内完成任务,归档总体情况良好。但也存在不少问题:归档文件材料收集不齐全、不完整和应归未归以及缺盖公章等现象依然存在;案卷目录、实体分类号、责任者、时间输入错误等现象依然存在;个别文件出现排版不规范、部分内容与标题不相符等现象;个别单位存在人员变动后不及时移交文件材料现象;在文书档案实行电子文件材料与纸质文件材料同步归档过程中,存在电子文件缺失、电子文件与纸质文件不完全一致等现象;个别单位未在规定时间内完成任务,影响了整体归档工作进程。

通报希望各单位档案工作分管领导应切实履行职责,支持、督促本单位兼职档案员开展工作,在立卷归档工作期间,应给予兼职档案员一定的立卷归档工作时间。无论是领导还是普通工作人员,平时在工作中都要特别注意文件材料的形成和积累,应该归档的须及时转交兼职档案人员。各单位须提前做好与文书档案纸质文件材料相对应的电子文稿的整理工作,以便电子文件材料与纸质文件材料同步归档。工作岗位变动的有关领导和人员须及时移交手中可归档的文件材料。兼职档案人员必须认真仔细地录入信息,确保案卷信息的准确性。

通报建议,在日常工作中,兼职档案人员对本单位重要事件、重大活动中形成的文件材料,可以设置类目,并将办理完毕的所有文件材料(注意是否漏盖公章)随时归入相应的类目之中,以确保文件材料的有序管理,也为第二年初的归档工作奠定基础。

 

 

 

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